Presidium

Mw. Van der Geest en dhr. De Jong zijn afwezig wegens ziekte.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

De besluitlijst - zowel voor het openbare deel als het besloten deel - wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld.
De actielijst wordt voor kennisgeving aangenomen.
Toelichting griffier bij punt:
11.: de werkgroep communicatie is eind januari uitgenodigd; de bijeenkomst is gekoppeld aan het moment waarop de resultaten van een enquete over de communicatie bekend zijn.
23. Rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden: er gaat een voorstel in procedure ter actualisering van de huidige rechtspositie, mede i.v.m. wijzigingen in de modelverordening VNG.

Door dhr. De Jong is ontevredenheid geuit over de beantwoording van een vraag; het betreffende voorbeeld is bij de stukken gevoegd. Ook was er in de commissie B&M ontevredenheid over de kwaliteit van de raadsvoorstellen. Dhr. Slob geeft aan dat het uitgangspunt is dat verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie wordt gelegd en dat controle beperkt wordt. Daarnaast vindt hij het belangrijk dat er contacten worden gelegd tussen raads-/commissieleden en organisatie als daar aanleiding voor is (vragen verduidelijken, voorkomen dat er onnodig schriftelijke vragen worden gesteld). De lijn is dat geïnvesteerd wordt aan de voorkant om kwaliteit te realiseren.
Mw. Visser wijst erop dat de raad het college aanspreekt bij ontevredenheid, niet ambtenaren. Er is een serieus probleem: de kwaliteit schiet tekort. Zij wijst op de verantwoordelijkheid die het college heeft voor de kwaliteit van de stukken. De laatste vergaderingen moet gewerkt worden met errata om deze kwaliteit op orde te krijgen. Verder is afgesproken dat raadsleden die vragen stellen gebeld kunnen worden door ambtenaren die het college adviseren over de antwoorden, om de kwaliteit van de antwoorden te verbeteren; dit heeft h.i. nog niet tot resultaten geleid. Dhr. Zeilemaker doet de suggestie om de naam van deze ambtenaren te vermelden, om dit contact makkelijker te maken. Mw. Manshanden is over het algemeen tevreden over de kwaliteit, maar incidenteel zijn er wel verbeteringen mogelijk. Zij wil wel ruimte geven voor de lijn die de organisatie voorstaat: verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Dhr. Raat heeft de indruk dat met documenten t.b.v. de raad (antwoorden op vragen) weleens wat te gemakzuchtig wordt omgegaan. Op een vraag van mw. Kapitein geeft dhr. Slob aan dat de portefeuillehouders alle antwoorden zien, ongeacht of de vraag technisch is (een snellere procedure) of politiek (antwoorden komen in het college aan de orde). Raadsleden hebben de mogelijkheid om contact te zoeken met afdelingshoofden; op jaarbasis wordt ca. 2 fte. ingezet voor de beantwoording van vragen. Ca. 80 ambtenaren hebben een training m.b.t. politieke sensitiviteit gehad. Dhr. Groot merkt op dat hij al eerder aandacht heeft gevraagd voor de kwaliteit van de antwoorden op vragen, toen kreeg hij weinig bijval, nu is dat kennelijk anders. Dhr. Plekker vindt dat de ambtenaren primair verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de antwoorden; portefeuillehouders hebben een verantwoordelijkheid voor de politieke beoordeling van het antwoord. Wat betreft de raadsstukken geeft dhr. Raat als tip mee dat als er modelverordeningen worden vertaald naar de gemeente Medemblik, aangegeven moet worden waar en waarom evt. afgeweken wordt van modelbepalingen.

• dhr. Slob zegt toe dat hij er aandacht voor zal vragen dat ambtenaren meer initiatief nemen om contact te zoeken om de kwaliteit van de antwoorden te verbeteren.
• dhr. Streng geeft aan dat in het overleg tussen de portefeuillehouders en de ambtena

Zie onder pt. 4a.

Dit onderwerp wordt in beslotenheid besproken; geheimhouding wordt opgelegd.

• dhr. Meester geeft aan dat interrupties in raadsvergaderingen via de voorzitter dienen te lopen; in de vergadering van 9 oktober ging dat niet altijd goed. Dhr. Streng geeft aan dat hij bij de beoordeling daarvan kijkt wat ten goede komt aan de kwaliteit van de beraadslagingen; hij zal daar alert op zijn.
• dhr. Raat vond dat de discussie in de meningvormende vergadering over de verordening parkeervoorziening niet goed verliep; er werd niet goed gestuurd op de spreektermijnen. In reactie daarop wordt aangegeven dat het strikt hanteren van spreektermijnen de levendigheid van het debat niet altijd ten goede komt.
• aandachtspunt: gebruik microfoons (1 tegelijk aan, anders komt spreker niet in beeld) en richtstand camera.
• aandachtspunt: korte introductie door de voorzitter van het agendapunt zodat het doel van de bespreking voor de kijkers helder is.

Er ligt een spoorboekje op hoofdlijnen. Bekend is dat er ca. 15-20 moties en amendementen zullen komen. Om vergadering in goede banen te kunnen leiden zijn verdere afspraken nodig.
Om die reden is een voorstel ontwikkeld, dat o.a. inhoudt:

• 20 minuten reserveren voor indienen + toelichting moties en amendementen (per indiener 1 minuut);
• elke fractie 5 minuten spreektijd voor zienswijze op begroting i.r.t. ingediende moties en amendementen (algemene beschouwingen hebben al plaatsgevonden tijdens de meningvormende fase);
• college reageert (30 minuten);
• schorsing (15 minuten);
• debat.
  Het presidium stemt in met:
• voorstel I: er zal per motie/amendement 1 minuut tijd zijn voor de indiener om een toelichting te geven.
• voorstel II, wat o.a. inhoudt dat de voorzitter bij de start van de 2e termijn zal aangeven voor welke amendementen/moties debat zal plaatsvinden (de overige punten sluiten aan bij de gangbare werkwijze, zoals vastgelegd in de reglementen). Een optie kan zijn om tijdens de schorsing een briefje rond te laten gaan bij de fracties, waarin aangegeven wordt wie wensen te debatteren over welke amendementen/moties.
  Voorts wordt besloten dat een stopwatch op de schermen zichtbaar zal zijn, zodat de beschikbare spreektijden (zie hierboven) voor iedereen te volgen is.
  Ten slotte: bekend is dat kinderen van de Lidwinaschool aanwezig zijn omdat zij willen protesteren tegen het voornemen om middelen voor de gymbus af te schaffen. Het presidium geeft aan dat stemming over de motie hierover niet om die reden naar voren wordt getrokken.

Mw. Kapitein geeft namens de werkgeverscommissie een toelichting op het werkplan griffie 2015. Het werkplan laat zien dat er keuzes nodig zijn. Mede door het vergadermodel – dat parallelle sessies kent voor de oriënterende vergaderingen – zijn de uren voor de griffier niet toereikend. Oplossingsrichtingen zijn een combinatie van:

• interne taakverschuivingen binnen de griffie;
• vergadermodel heroverwegen;
• rol griffie bij werkgroepen en themabijeenkomsten kritisch bezien.
  Het presidium is het met deze oplossingsrichtingen eens; evaluatie van het vergadermodel zal echter pas op z’n vroegst na de zomer van 2015 tot effecten leiden. Dhr. Kuipers voegt daaraan toe dat er ook kritisch kan worden gekeken naar de resultaten van werkgroepen.
  Met inachtneming van het bovenstaande zal de werkgeverscie. op 8 januari a.s. een besluit nemen over het griffieplan 2015.

Dit punt zal het hoofdonderwerp vormen van de presidiumagenda voor 19 januari a.s..

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

De volgende personen worden aangewezen voor de werkgroep: P. Koning, Y. Nijsingh, P. Groot. Een vierde persoon zal door de VVD worden aangewezen; dit wordt uiterlijk 10 november doorgegeven.

Het presidium is tevreden over de wijze waarop de regionale raadsbijeenkomsten worden ingevuld en de ontwikkelingen m.b.t. het organiseren van meer grip en sturing op gemeenschappelijke regelingen (GR’n). De griffie zal ervoor zorgen dat er een overzicht beschikbaar komt (en actueel gehouden wordt) m.b.t. de vergaderdata voor Algemene Besturen van GR’n en de toegang tot de stukken.

Het betreffende stuk ontbreekt in de bijlagen; dit zal worden rondgestuurd waarna de fractievoorzitters bij de griffie kenbaar maken of hun fractie belangstelling heeft voor deelname.

Het presidium is zeer positief over de debattraining en de werkbezoeken; de werkbezoeken hebben een belangrijke toegevoegde waarde voor raadswerk. Wel wordt bij de werkbezoeken opgemerkt dat het een belangrijk nadeel is dat deze overdag worden georganiseerd, echter andere mogelijkheden hiervoor ziet men niet. Een gezamenlijke deelname aan werkbezoeken door college en raadsleden wordt waardevol gevonden. Ook werkbezoeken waarvoor meer raden worden uitgenodigd wordt als zinvol ervaren.

Op de laatste of 1 na laatste vrijdag van januari 2015 zal een raadsuitje worden georganiseerd, zonder partners. De griffie krijgt de ruimte om keuzes te maken, een optie om tijdens het raadsuitje een bezoek te brengen aan Enza is prima. Het presidium heeft er geen bezwaar tegen als van raadsleden een eigen bijdrage wordt gevraagd; uitgangspunt is dat de kosten voor het uitje beperkt moeten blijven.

Er vindt een gedachtenwisseling plaats over de vraag wanneer een raadslid niet mee zou moeten doen aan de beraadslagingen i.v.m. specifieke kennis die hij/zij heeft over een onderwerp i.v.m. een nevenfunctie. De gedachtenwisseling spitst zich toe op de vraag of inbreng van deze expertise wenselijk (omdat het bijdraagt aan de discussie) of juist niet (omdat onduidelijk is of belangen meespelen).

Dhr. Streng legt aan het presidium opties voor m.b.t. de nieuwjaarsbijeenkomst, nl. wel/niet in het gemeentehuis organiseren met wel/geen thema. Het presidium geeft aan geen specifieke voorkeur te hebben m.b.t. de locatie; zowel aan het gemeentehuis als aan de organisatie in een kern zitten voordelen. Wel vindt het presidium het belangrijk om de kosten beperkt te houden (niveau vorig jaar als richtbedrag aanhouden).

Het presidium stemt in met de aanschaf van een slechthorendensysteem in de commissiekamers (hoewel dat misschien minder noodzakelijk wordt als andere keuzes worden gemaakt m.b.t. het vergadermodel). De griffie gaat op verzoek van dhr. Raat na welke mogelijkheden er zijn om de vergaderingen in de commissiekamers op audio vast te leggen.

Wordt voor kennisgeving aangenomen. Dhr. Streng zal nog informatie verstrekken over de vraag wie/hoe is uitgenodigd voor de bijeenkomst voor alcohol en drugs.

Dhr. Zeilemaker informeert de commissie in beslotenheid en onder geheimhouding over de ontwikkelingen m.b.t. de juridische procedure inz. de paardenbak.