Presidium

I.v.m. de afwezigheid van dhr. Streng besluit het presidium dat dhr. Zeilemaker, als langstzittend raadslid in het presidium, deze avond voorzitter zal zijn.

Dhr. Zeilemaker opent de vergadering.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

Mutatie: terecht wordt in het verslag aangegeven dat dhr. Zeilemaker afwezig was, echter dhr. P. Koning was wel aanwezig namens PWF. Met inachtneming van deze mutatie wordt het verslag goedgekeurd en vastgesteld.

Dhr. Dekker is aanwezig. Hij geeft een korte presentatie over de wijze waarop de gemeente (waar de raad onderdeel van is) thans communiceert. Doel is om een beeld te krijgen van de wensen die er leven m.b.t. het onderwerp “raadscommunicatie”; onderdelen daarvan zijn de betrokkenheid van de inwoners, het gebruik van social media, etc.. Het volgende komt naar voren:
• de publicaties in de Medemblikker hebben te weinig uitstraling; niet voldoende aantrekkelijk om te lezen. Ook de kleuren die gebruikt worden dragen daar niet aan bij.
• wat gepubliceerd wordt, is geen goede afspiegeling van wat actueel is en wat de betekenis is voor de inwoners. De raad is niet zo zichtbaar, niet voor “wat er aan komt” en ook niet over “wat besloten is”. Zou anders kunnen.
• het is de vraag of het haalbaar is om inwoners meer betrokken te krijgen; vaak is men slechts geïnteresseerd in wat dichtbij speelt en waarbij zij een belang hebben.
• de kwaliteit van wat in de media verschijnt is niet altijd in orde: het lijkt soms alsof er een besluit ligt, terwijl het een voorstel van het college aan de raad betreft.
• layout en presentatie in de Medemblikker kunnen verbeterd worden, waardoor actuele en relevante onderwerpen beter in beeld kunnen komen.
• in de Medemblikker zou met korte teksten en verwijzingen naar links gewerkt moeten worden. Daarbij kan een mogelijkheid worden geboden voor inwoners om input te leveren, waarbij ook gebruik kan worden gemaakt van social media. Belangrijk is wel om daarbij onderscheid te maken tussen communicatie als raad of communicatie als fractie.
• in de gemeentegids ontbreekt veel informatie; dat maakt dit instrument minder waardevol. Verder is communicatie over raadsbesluiten van belang, net zo goed als er over collegebesluiten wordt gecommuniceerd. Dat moet makkelijk toegankelijk zijn.
• betrek inwoners tijdig bij de ontwikkelingen.

Na deze discussie worden als specifieke aandachtspunten genoteerd:
a. Meer informatie over de besluiten van de raad en de inhoud van de raadsagenda verstrekken; daarbij kan gebruik worden gemaakt van social media
b. Wellicht zijn verbeteringen van de gemeentepagina mogelijk. Dhrn. Braaksma, Raat en De Jong zijn bereid om daarover mee te denken.
c. Aandacht voor zorgvuldige (juiste) berichtgeving;
d. Aandacht voor “voorinformatie” naar evt. belanghebbenden
e. Aandacht voor uitzendingen.

Dhr. Dekker komt terug op deze aandachtspunten.

Op dit moment nemen dhrn. Steltenpool en Zeilemaker vanuit de oppositie deel aan de klankbordgroep. Deze groep vergadert nu nog vrij intensief (1x per 2 weken); mogelijk neemt dit op termijn af. Er zijn 2 vacatures, die ingenomen kunnen worden door raadsleden van de coalitie. Dhrn. Braaksma en Meester noteren dit; voor 27 mei geven zij uitsluitsel. Na ca. een half jaar kan evt. een wisseling plaatsvinden, zodat D66 kan deelnemen.

Het presidium stemt ermee in om het raadsvoorstel m.b.t. de quickscan in procedure te brengen.

Besproken wordt op welke wijze de ontwerp-raadsagenda behandeld wordt. Afgesproken wordt:

• dat het ontwerp oriënterend besproken wordt op 2 juni a.s.. Tijdens deze bijeenkomst kunnen commissieleden elkaar bevragen op de onderwerpen die op de ontwerp-agenda staan. Dit ontwerp wordt deze week verspreid.
• vervolgens vindt meningvormende bespreking plaats op 26 juni a.s. en besluitvorming over het ontwerp op 3 juli a.s.. In het zomerreces zal gewerkt worden aan de begroting, waarbij punten die op de ontwerp-agenda staan genoemd financieel kunnen worden vertaald in de ontwerp-begroting. Na het reces volgt besluitvorming, zowel over de begroting als over de raadsagenda; planning besluitvorming in de raad: 3 november 2014.
  Vervolgens wordt gesproken over het vervolg. Daarbij wordt opgemerkt dat het goed zou zijn om voor onderwerpen die op de raadsagenda te staan startnotities te ontwikkelen door de partij die het punt heeft opgevoerd. Ook overige afspraken zijn denkbaar.
  Afgesproken wordt om hierover verder van gedachten te wisselen in een volgende vergadering van het presidium.

De notitie wordt voor kennisgeving aangenomen. Wel merkt dhr. Groot op dat hij relatief veel reiskosten kwijt is, die niet voor vergoeding in aanmerking komen.

Het voorstel is in de vergadering van de raad van 8 mei van de agenda gehaald. Dhr. De Jong licht toe dat de bij de PvdA genoemde categorie B.05-uitgaven niet voor vergoeding in aanmerking kwamen volgens het voorstel.
Eerder is hierover discussie geweest in het presidium; dit heeft geleid tot informatie dat de betreffende uitgaven niet voor vergoeding in aanmerking kwamen. In het presidium van 14 april jl. is echter aangegeven dat de uitgaven wel voor vergoeding in aanmerking kwamen. Nu blijkt dit echter toch anders te liggen. Het presidium besluit om de categorie B.05-uitgaven bij de PvdA voor dit jaar toch voor vergoeding in aanmerking te laten komen en om een gewijzigd voorstel voor te leggen aan de raad.

M.b.t. het voorstel werkafspraken heeft het presidium de volgende opmerkingen/vragen:

• onder “verslagen”: waarom wordt de griffie van de gemeente Opmeer genoemd?
• vergaderingen zijn besloten, echter het doel was om betrokkenheid te vergroten; hoe is dat te rijmen? Aangegeven wordt dat het belangrijk is dat de leden van de voortgangsgroep tijdig kunnen meepraten en meedenken over onderwerpen, die nog niet rijp zijn voor openbare verspreiding. De input die vanuit de voortgangsgroep wordt meegegeven, kan worden betrokken bij het ontwikkelen van voorstellen die het formele besluitvormingstraject ingaan.
• het stuk is nogal dichtgetimmerd; het presidium vindt dat een lijn kan worden aangehouden dat bijeenkomsten openbaar zijn, tenzij er aanleiding is om de vergadering in beslotenheid te houden; dat kan door de voortgangsgroep zelf bepaald worden.

Afgesproken wordt dat de training vergadertechniek en debatvaardigheden op 8 september en 6 oktober a.s. plaatsvindt. Over de data voor de voorzittertraining zullen afspraken worden gemaakt in de agendacommissie.

Voor de raadsbijeenkomst bestuurskracht zal na het zomerreces een bijeenkomst worden gepland.

Voor zover bekend is dhr. Schouten het langszittende raadslid. Het presidium ziet geen aanleiding om een besluit te nemen om een ander lid van de raad met de waarneming van het voorzitterschap van de raad te belasten.

De cie. SLZ is 2x niet doorgegaan, terwijl bekend is dat er zwaarwegende besluiten genomen dienen te worden. Er wordt aandacht gevraagd voor een evenwichtige spreiding van de besluitvorming.
Dhr. Groot is niet gelukkig met de wijze waarop besluitvorming inz. de samenstelling van de werkgeverscommissie is verlopen. Er zijn vijf raadsleden geweest die niet hebben ingestemd met zijn deelname aan de werkgeverscommissie. Hij vindt dat laf.

Besloten wordt om het presidium van 23 juni te verschuiven naar 26 juni 18.00 uur. Dhr. Braaksma zal afwezig zijn.

Voor de volgende presidiumvergadering zal een schema voor de werkbezoeken worden geagendeerd.

Mw. Reus licht toe dat gewerkt wordt aan een uitnodiging voor de regionale bijeenkomst voor raden over regionale samenwerking. De bijeenkomst wordt georganiseerd door de griffiers en is ervoor bedoeld enerzijds om geïnformeerd te worden over de rol van de raden en anderzijds om kennis te maken met de belangrijkste GR’n. In de 2e bijeenkomst over dit onderwerp die in september is gepland kan aan de orde komen op welke wijze invulling kan worden gegeven aan wensen die bij de raden leven m.b.t. regionale samenwerking. Mogelijk biedt de bijeenkomst van 25 juni daarvoor input.

Binnenkort wordt de eerste vergadering van de werkgeverscommissie in nieuwe samenstelling gepland. In de eerstvolgende raadsvergadering vindt besluitvorming plaats over de invulling van de laatste vacature in de commissie (5e lid van de commissie).

Mw. Manshanden meldt dat de bestaande werkgroep integriteit (dhrn. Streng en Meester, mw. Holtslag en Manshanden) het gentle agreement heeft ontwikkeld. De werkgroep zal blijft voortbestaan om dit agreement op termijn te kunnen evalueren en evt. te actualiseren.

In de volgende presidiumvergadering wordt een overzicht gegeven van de resultaten van de enquete om kennis te kunnen nemen van hetgeen aangegeven is over zaken als opleidingsbehoefte, minder leuke kanten van het raadslidmaatschap, zodat besproken kan worden welke zaken aandacht behoeven.

Besloten wordt om – i.t.t. wat in een vorig presidium is afgesproken m.b.t. de kadernotabehandeling – de kaderbrief volledig plenair te behandelen in de oriënterende fase.

Het presidium bekrachtigt de volgorde van de zitplaatsen (in afwijking van de eerdere afspraken volgt na de kleinste coalitiepartij niet de grootste oppositiepartij maar de PvdA).

Eerder is afgesproken dat een langetermijn-agenda aan het presidium zou worden voorgelegd. Dit wordt echter aangehouden i.v.m. het ontwikkelen van een raadsagenda.

Raadsleden die op hun visitekaartje vermeld willen hebben dat zij raadslid van de gemeente Medemblik zijn, zijn daar vrij in. Kosten visitekaartjes zijn voor eigen rekening.