Presidium

In beslotenheid blikt het presidium terug; zie voorts agendapunt 8.

--

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld.

Bij de actielijst wordt het volgende opgemerkt:

• Op dit moment is de volgende deelname aan het raadsuitje bekend:
  • Middagprogramma: 27 personen
  • Avondprogramma: 51 personen
• Bij pt. 25: aan de werkgroep accommodaties nemen meer raadsleden mee dan oorspronkelijk de bedoeling was. Ook een commissielid neemt deel.
  Voorts: de denktank Preventie Alcohol & Drugs is samengesteld en reeds bijeen geweest. Deelnemende raadsleden: dhrn. Nijsingh, Van IJzerloo, Sahin en Koning; mw. Selders.
• Bij pt. 26: verbazing waarom GGD en Desom nog niet hebben gereageerd op het verzoek om vergaderdata AB voor 2015 te leveren en om aan te geven hoe de stukken ontsloten worden. Griffie zorgt voor reminder.
• Verzoek om acties van een planning te voorzien waar mogelijk.

Dhr. Zwakman licht de memo toe. Daarbij geeft hij aan dat het onderwerp “kaderstelling” verschillende beelden kan oproepen. Het gaat erom dat zowel het college, ambtenaren als raad het onderling eens gaan worden over de vormgeving hiervan, zodat de raad meer/beter in positie kan worden gebracht om invulling te geven aan zijn kaderstellende rol. Daarbij kan het inhoudelijke kaders betreffen, maar ook proceskaders, die kunnen aangeven wie betrokken dienen te worden bij de ontwikkeling van een raadsvoorstel. Ook relevant is de vraag wie het initiatief kan nemen tot kaderstelling. De notitie die nu voorligt is een eerste aanzet hiertoe. Aan de hand van deze notitie vindt overleg met ambtenaren plaats, wat input moet leveren voor een volgende stap. Omdat ook input van de raad zelf van belang is, wordt besloten dat dhr. Raat, mw. Kapitein en mw. Visser 4 a 5x bijeenkomen voor de zomer (te organiseren door dhr. Zwakman) om tot een specifiekere invulling te kunnen komen. Mw. Manshanden verzoekt om de processen en producten zo eenvoudig mogelijk te houden. Terugkoppeling vindt plaats in het presidium.
Aansluitend hieraan wordt gesproken over de terugkoppeling van werkgroepen in het presidium. Daarbij is van belang wat de functie van een werkgroep is. Als deze inhoudelijk is (wat kan leiden tot bv. een themabijeenkomst, een initiatiefvoorstel, input voor een raadsvoorstel) ligt daar niet direct een rol voor het presidium (regierol voor het functioneren van de raad). Als deze niet inhoudelijk is (kaderstelling, communicatie, werkgeverscommissie) is dat wel het geval. Dhr. Plekker wijst naar aanleiding hiervan nog op de mogelijkheden van digitaal overleg; om overleg te hebben is het niet altijd nodig om in vergadering bijeen te komen.

Dhr. Zeilemaker licht het evaluatiedocument toe. Naar aanleiding van de evaluatie wordt de aanleiding om de klankbordgroep op te richten nog toegelicht: de raad wordt eerder betrokken bij principeverzoeken zodat de aanvrager sneller weet of zijn verzoek wel of niet haalbaar is. Dit leidt tot een advies aan het college (dat bevoegd is); deze adviezen worden bekend gemaakt bij de raad en commissie. De vergaderingen zijn openbaar. De evaluatie zal leiden tot een aantal bijstellingen echter de hoofdlijn blijft intact. Het presidium neemt de evaluatie voor kennisgeving aan.

Naar aanleiding van de memo komt naar voren dat eerder in het presidium is gesproken over vergoedingen voor het bijwonen van vergaderingen, anders dan de oriënterende en meningvormende commissievergadering. Toen was daar geen ruimte voor. Inmiddels ligt er een nieuwe uitspraak, die er ruimte voor lijkt te geven om de fractievergoeding in te zetten voor vergoedingen aan commissieleden die de fractie ondersteunen, bv. i.v.m. hun bijdrage aan werkgroepen, commissies (niet zijnde raadscommissies) etc.; dit kan als dienst van een natuurlijk persoon aan de fractie worden aangemerkt. Dit zijn niet de presentiegelden die op grond van het Rechtspositiebesluit worden uitgekeerd. Het is dan aan de fractie zelf om te bepalen hoe hoog de bijdrage zou moeten zijn en om hierover afspraken te maken.
Het presidium stemt ermee in dat fractievergoedingen kunnen worden ingezet om niet-raadsleden in aanmerking te laten komen voor een vergoeding – te bepalen door de fractie zelf – voor het leveren van diensten aan de fractie, waarbij de diensten persoonsgebonden, omschreven en gefactureerd dienen te zijn.
Los hiervan brengt dhr. Raat naar voren dat zijn fractie van mening is dat het onderscheid tussen raads- en commissieleden te groot is; commissieleden zijn belangrijk voor het functioneren van het systeem en zouden meer gelijk moeten worden getrokken met raadsleden bv. bij uitnodigingen voor bijeenkomsten e.d. Hij pleit voor presentiegeld ook voor deelname aan werkgroepen die door de raad zijn ingesteld.
Ten slotte wordt nog opgemerkt dat frequente afwezigheid bij raadsvergaderingen kan leiden tot korting (o.g.v. de onlangs vastgestelde rechtspositie voor raadsleden). Het is aan de griffie om dit te bewaken, echter dit speelt op dit moment niet voor de raad.

Het presidium neemt kennis van de memo en neemt kennis van de uitgaven die tot nu toe zijn gedaan (incl. de overschrijding) i.v.m. juridische procedures i.v.m. de paardenbak. Voorts wordt ingestemd met het voorstel om - indien beroep wordt aangetekend tegen het Herstelbesluit – ook deze zaak in handen te geven van J. de Boer, Oprecht Advocaten.

De griffie wordt verzocht om data te plannen voor de functioneringsgesprekken (2 op 1 avond), daarbij een maandag of een donderdag aan te houden, voor het zomerreces te plannen. De commissieleden, zoals benoemd in de raad van 13 november jl. zullen worden uitgenodigd. Het reglement eist dat minimaal vier commissieleden aanwezig zijn bij het gesprek. Conform het reglement zal vooraf een voorbereidende bijeenkomst worden georganiseerd.
In het najaar zal worden besproken op welke wijze de commissies voor de in 2016 te houden evaluatiegesprekken worden samengesteld.

Het presidium stemt in met het voorstel om

1. de evaluatie vast te stellen;
2. de aanbevelingen en vragen te betrekken bij het spoorboekje voor de behandeling van de begroting 2016 incl. onderstaande opvattingen die het presidium hierover kenbaar maakt bij de behandeling van de evaluatie;
3. Het spoorboekje voor de behandeling van de begroting 2016 te verbinden aan het spoorboekje voor de kaderbrief 2016 (die ten grondslag ligt aan de begroting).
   Opvattingen presidium:

• meer tijd reserveren tussen de aanlevering van de begroting en de oriënterende behandeling;
• duidelijker beschrijven wanneer en waar de algemene beschouwingen plaatsvinden;
• voorkomen dat meningvormende behandeling in de raad herhaald wordt;
• evt. ’s middags de vergadering al starten, zodat er tijd is voor evt. algemene beschouwingen; andere kant is dat – door meer ruimte te nemen – uitweidingen en herhalingen gaan ontstaan. De kracht van de raad van 6 november was juist dat er tijdslimieten waren waar op gestuurd werd en waar de raad zich grotendeels aan hield. Goed was ook dat de amendementen en moties waar vragen/twijfel over was aandacht kregen en de overige amendementen en moties als “klaar voor stemming” werden behandeld. Ook het spreken vanaf het katheder in de raad werd gewaardeerd (wel letten op juiste plaatsing microfoons i.v.m. de uitzending).
• de lijn zal zijn dat de belastingverordeningen niet gelijktijdig met de begroting aan de orde zullen worden gesteld in de raad.
• verder wordt de agendacommissie verzocht om te bewaken dat in de periode dat de kaderbrief en de begroting worden behandeld, de omvang van de reguliere raadsagenda beperkt wordt.

Afgesproken wordt dat de griffier de fractievoorzitters zal verzoeken om schriftelijk te reageren op het voorstel om 2 kolommen in te vullen op de raadsagenda, zodat aan de hand van de reacties in de volgende presidiumvergadering een besluit kan worden genomen over de:

• vraag voor welke onderwerpen startnotities nodig zijn. In deze startnotities wordt de opdracht aan het college nader gedefinieerd en kunnen procesuitgangspunten benoemd worden. Een startnotitie kan zowel door één of meer fracties geleverd worden (vorm: initiatiefvoorstel, vast te stellen door de raad) of door het college (vorm: raadsvoorstel); (kolom “startnotitie, wie”);
• prioritering van de onderwerpen uit de raadsagenda (kolom “behandeling raad in:”).

Het presidium gaat akkoord met het organiseren van een driemaandelijkse thema-avond over de ervaringen met de decentralisaties en de nieuwe werkwijze, waarbij als schema wordt aangehouden 26 maart 2015, 4 juni 2015, 7 september 2015 en 3 december 2015. De griffie neemt het initiatief voor het organiseren van deze bijeenkomsten.

Het presidium spreekt zijn zorg uit over afgelastingen van vergaderingen van de commissie Samenleving; verder wordt aangegeven dat er in de maanden mei en juni voor deze commissie wel een “piek” aankomt. Hoe kan voor meer evenwicht gezorgd worden? En kan de commissie SL niet benut worden om de raad te informeren over nieuwe ervaringen en ontwikkelingen sinds de transities? Verder wordt opgemerkt dat voor diverse onderwerpen die in deze commissie thuishoren op dit moment werkgroepen actief zijn. Is het mogelijk om het accent meer naar de commissievergaderingen te schuiven? De burgemeester zal hier aandacht voor vragen in het college. Ook zal dit punt in de agendacommissie aan de orde komen.

Geen bijzonderheden.

Dhr. Plekker zal na afloop van de presidiumvergadering van 23 maart a.s. reflecteren op zijn ervaringen als raadslid van de gemeente Wervershoof op het dossier “Vlietlanden”.

Dhrn. Groot en Zeilemaker geven aan dat:

• er gewerkt wordt aan het jaarverslag van de werkgeverscie. over 2014;
• er een voorgenomen besluit is om het buitendagvenster (werktijden) voor de griffie niet om 22.00 uur te laten eindigen, maar om 23.00 uur. Dit zal worden voorgelegd aan de OR;
• er besluiten zijn genomen in het kader van de functieclassificatie voor de griffie.

Het volgende komt naar voren:

• Mw. Van der Geest is niet aanwezig in het presidium van 16 februari a.s.;
• Dhr. Zeilemaker zou er een voorstander van zijn als de zoete versnaperingen tijdens de raadsvergadering worden vervangen door andere versnaperingen; dit gezien de voorbeeldfunctie;
• Mw. Reus deelt mee dat er een kandidaat is uit de raad voor een AB-lidmaatschap van een GR, echter deze kandidaat wil pas later in het voorjaar vervolgstappen voorleggen aan de raad;
• N.a.v. de motie m.b.t. de directie van HVC heeft Binnenlandse Zaken contact met de griffie opgenomen; de vraag is of er bereidheid is bij de gemeente Medemblik om zitting te nemen in een werkgroep die zich bezighoudt met de vraag of/welke modelaanpak voor topinkomens in de publieke sector mogelijk is. Deze vraag staat ambtelijk uit. De griffie wordt verzocht om na te gaan of ook raadsleden aan deze werkgroep kunnen deelnemen.
  Opgemerkt wordt dat ook de directie van de Omring een fors salaris ontvangt: € 250.000,- p.j..
• Nieuwjaarsreceptie is naar tevredenheid verlopen. De vraag is of deze recepties in het gemeentehuis moeten worden georganiseerd of dat er gerouleerd wordt. Dhr. Streng komt direct na de zomer met voorstellen (met alternatieven).
  Wel is er een voorkeur om de receptie vroeger in januari te organiseren.
• Dhr. Plekker pleit ervoor om in de stukken voor het presidium aan te geven wat van het presidium gevraagd wordt; stukken die ter kennisgeving worden aangeboden behoeven nl. geen uitvoerige bespreking (zoals bv. de evaluatie van de Klankbordgroep). Verder wil hij het presidium benutten voor inhoudelijke verdieping.
• Mw. Visser is bezig met het organiseren van een informatiebijeenkomst over ICT-beveiliging.

--