Auditcommissie

De voorzitter opent de vergadering en verwelkomt de heren Minks en Thomas.

De voorzitter stelt voor agendapunt 4 Managementletter als eerste te behandelen i.v.m. de aanwezigheid van de accountant. De commissie gaat akkoord.

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

Op vragen van de commissie antwoordt de heer Minks als volgt: T.a.v. de 3D operatie is het beeld dat E&Y bij de gemeente Medemblik heeft, niet afwijkend van wat gemiddeld bij gemeenten aangetroffen wordt. De gemeente Edam-Volendam is een voorbeeld waar t.a.v. de decentralisaties nu al veel op orde is. Veel hangt af van hoe de gemeente de overeenkomsten met de zorginstellingen heeft geformuleerd. De rol van de accountants hangt hier ook van af. Bij lumpsum wordt alleen gekeken of de afgesproken dienstverlening is verzorgd en is het voor de accountant vrij eenvoudig. Ook kunnen aan de lumpsum voorwaarden zijn gesteld. Het is de vraag of deze voorwaarden gecontroleerd kunnen worden. Als de zorgleveranciers niet kunnen aantonen wat geleverd is dan dient de eigen VIC van de gemeente dit op te pakken en de opdracht (het toetsingskader) op basis van de informatie van de zorgverlener te beoordelen. De formulering van de contracten is hier heel belangrijk. Daarin is geregeld wat verwacht mag worden van de zorgverlener. Doordat veel in GR-verband is geregeld, zijn veel partijen betrokken. Zo zijn bij WerkSaam drie accountantbureaus betrokken: Deloitte, E&Y, KPMG. In de Managementletter wordt gesignaleerd dat de administratie nog niet op orde is, zoals bij veel andere gemeenten. Het is daarmee de vraag of straks voor 2015 een rechtmatigheidsverklaring kan worden afgegeven. Het ministerie volgt de VNG niet in het verzoek voor 2015 af te zien van een rechtmatigheidsverklaring. Gelijktijdig is het ministerie nog niet op alle punten duidelijk. Ook heeft bijvoorbeeld de Sociale Verzekeringsbank heeft achterstand t.a.v. PGB's. Afgesproken is met afd. Fin. dat E&Y de controle gewoon start. T.a.v. de controlewerkzaamheden van de decentralisaties wordt in maart meer duideljkheid verwacht. De heer Ooijevaar merkt op dat de afd. Fin. een financieel team heeft gevormd om de kasstromen 2015 m.b.t. de decentralisiaties te volgen. De heer Minks stelt dat er vanwege de bestaande onduidelijkheid sprake zal zijn van verschuivingen in de controlewerkzaamheden t.a.v. de decentralisaties. De overige controlewerkzaamheden vinden volgens planning plaats. De controle van de decentralisaties kan pas starten wanneer een volledig beeld kan worden gevormd. Pas dan kan een verklaring worden afgegeven. De auditcommissie kan een rol hebben in de afspraken over de controle tussen college en accountant.
Op een vraag van de heer Mos t.a.v. de VPB antwoordt de heer Ooijevaar dat er een regionale werkgroep is met een externe accountant. Deze richt zich vooral op (de wijze van) waardering van gronden. Maar ook de belastingdienst is nog niet helemaal duidelijk over de eisen die gesteld gaan worden.
De heer Minks merkt op dat overeenkomstig de opdrachtbrief er een analyse van de controle-uren plaats vindt. Het vaste bedrag t.a.v. de interimcontrole is af. Er worden nog enkele testwerkzaamheden gedaan als onderdeel van de interimcontrole.
De heer Minks biedt aan een presentatie aan de raad

De heer Ooijevaar merkt op dat de gemeente Opmeer deze week een, naar verwachting positief, besluit zal nemen. De gemeente Koggenland aarzelt nog en wil de handen vrij houden om eventueel, bij tegenvallende prijs, een eigen aanbesteding te doen.
De heer Zwakman merkt op dat de KO-griffiers geïnformeerd zijn over het raadsbesluit en de onderliggende stukken van de gemeente Medemblik. De griffier van Koggenland informeerde naar de mogelijkheid naderhand af te zien van de aanbesteding, indien de prijs tegenvalt. Hij heeft daarop gereageerd dat een gezamenlijke aanbesteding geen vrijblijvende procedure is. De aanbestedingscommissie stelt de aanbestedingsdocumenten vast. Daarin worden de wensen en eisen van de te verwerven accountantsdiensten (bindend) omschreven. De aanbestedingsdocumenten hebben het karakter van een overeenkomst tussen de aanbestedende partijen en zijn leidend in de werving- en selectieprocedure. In de aanbestedingsprocedure dient ook informatie vanuit de betrokken gemeentelijke (financiële) organisaties te worden ingebracht, bijvoorbeeld over de organisatie van de interne beheersprocessen en het beschikbaar zijn van audits en over de mate waarop de werkzaamheden van de accountant hierop kunnen steunen. Dit is van invloed op de prijsvorming van de accountant. Wanneer de drie financiële administraties van de KOM-gemeenten geïntegreerd worden kan er efficiencywinst gehaald worden bij de accountantdiensten. Hoewel het een gescheiden boekhouding is, is het niet efficiënt om drie accountantbureaus gelijktijdig te laten werken in de gezamenlijke financiële administratie. Bij samenwerking is het van belang dat de partijen geloof hebben in de gezamenlijkheid en de voordelen die daarbij te behalen zijn. Daarom is het van belang dat de KO-raden een besluit nemen waaruit blijkt dat een gezamenlijke aanbesteding gewenst wordt.
De auditcommissie gaat akkoord met het voorstel van het memo. Afgesproken wordt dat de heer Nederhoff en mevr. Wakelkamp deel gaan nemen in de aanbestedingscommissie accountantdiensten. Gestreefd wordt naar een aanbestedingscommissie met beperkte omvang, bijvoorbeeld door te werken met een lid en een plv. lid.

De brief is meegestuurd met de griffiemail, zodat alle fracties kunnen reageren. De auditcommissie heeft op dit moment geen voorstellen voor het doen van onderzoek. In de komende oriënterende commissies ruimte en B&M is de heer Wokke aanwezig. Hij zal de vraag ook in de commissies stellen.

Dit punt is op verzoek van de heer Mos en mevr. Wakelkamp geagendeerd. Mevr. Wakelkamp merkt op, i.t.t. datgene wat in het advies van de auditcommissie staat, zij geen rol ziet voor de auditcommissie in het doen van voorstellen aan de raad. De auditcommissie dient zich te beperken tot een advies. De andere leden van de auditcommissie stemmen hiermee in. De heer Zwakman merkt op dat deze opvatting strijdig is met de uitspraak van het presidium, waarin deze taak bij de auditcommissie is gelegd. Afgesproken wordt dat de auditcommisie het Rkc rapport Opvolging aanbevelingen afhandelt met een advies. Daartoe wordt het advies dat geagendeerd is geweest in de Commissie B&M aangevuld met de resultaten van de besprekingen in de Commissie ruimte en Samenleving van 4 februari. Er wordt geen raadsvoorstel opgesteld. De auditcommissie zal het presidium informeren over de geconstateerde strijdigheid tussen de uitspraak van het presidium en de opvatting van de auditcommissie. Mocht het presidium toch een taak zien voor de auditcommissie dan dient dit eerst per verordening geregeld te worden. De voorzitter zal bij deze vergadering ter toelichting aanwezig zijn.

De heer Mos merkt op dat hij zijn tekst mist in de bespreeknotitie voor de Commissie ruimte. De heer Zwakman antwoordt dat deze tekst onderdeel uitmaakt van het advies van de auditcommissie dat in de Commissie B&M geagendeerd is. De tekst is niet herhaald in de bespreeknotitie, omdat de bespreeknotitie zich richt op de aanbevelingen van de Rkc. Afgesproken wordt dat de heer Mos zijn kritische geluid, zoals verwoord in zijn tekst en in het advies, ook in de Commissie ruimte zal inbrengen. Het advies van de auditcommissie wordt aan de betreffende agendapunten t.k.n. toegevoegd.

De heer Mos meldt zijn verhindering voor de vergadering in mei.
De heer Visser meldt zijn verhindering voor de vergadering van april.

De voorzitter sluit de vergadering.